Client : MUGEF CI

Projet: Implémentation d’un système d’archivage électronique

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Contexte :

Après plus de 45 ans d’existence, la MUGEF-CI a entamé depuis 2017, une transformation axée autour d’un plan stratégique 2020 – 2022 visant à positionner la MUGEF-CI comme la référence des Mutuelles en matière de prévoyance sociale en Afrique dans le cinq (5) prochaines années. Cette stratégie s’articule autour des points suivants : (i) l’accroissement du développement des produits complémentaires ; (ii) l’amélioration de la qualité des prestations offertes et la satisfaction des parties intéressées ; (iii) l’accroissement des performances de l’organisation ; (iv) le respect des disposition légales et règlementaires ; (v) la garantie de l’équilibre financière de la mutuelle et enfin, (vi) la dynamisation de la communication. L’atteinte de tous ces objectifs passe nécessairement par une gestion efficiente et optimale de tous les documents reçus et produits par la MUGEF-CI. C’est dans ce cadre et le but de satisfaire les exigences des parties intéressées, que la MUGEF-CI souhaite dématérialiser tous son patrimoine archivistique dont le volume ne cesse de croitre malgré l’externalisation d’une partie de ce fonds documentaire.

Défis :

  • Manque d’espace pour le stockage des archives;
  • Besoin d’optimiser gestion des archives (accès rapide et sécuritaire);
  • Dématérialisation des archives physiques.

Solution proposée :

VIRIDEM solution GED et SAE

Réalisation :

Après une étude exhaustive de l’existant, MOJA a su dépeindre l’état des lieux de la gestion des archives au sein de la mutuelle. Nous avons implémenté la solution Viridem en moins de six mois. La solution permet, aujourd’hui, la dématérialisation de millions de documents archivés. L’application permet d’indexer les documents et de les retrouver à travers un module de recherche (simple et complexe). Nous avons fait une série de recommandation sur les outils gestion d’archives, le personnel nécessaire et la mise en place d’une salle de numérisation moderne.